Comment choisir le tampon entreprise idéal ?
Avez-vous besoin d’un tampon encreur pour votre entreprise ? Dans une structure, les tampons encreurs sont employés pour apposer des informations importantes sur les documents administratifs. Cela dit, il en existe de plusieurs formes et de plusieurs motifs, ce qui peut vous mettre dans l’embarras de choix. Pour y remédier, voici quelques conseils pratiques pour choisir le tampon idéal pour votre entreprise.
Plan de l'article
Tenir compte de la fréquence d’utilisation
Il est primordial de connaître la fréquence à laquelle vous voulez utiliser votre tampon avant de l’acheter. Ainsi, vous devez en tenir compte pour choisir entre les tampons en bois et les tampons automatiques. Évidemment, ces outils remplissent les mêmes fonctions, mais ils encrent le timbre de manières différentes.
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Le tampon en bois
En général, le tampon en bois est conseillé pour une utilisation rare. Cela dit, ce dernier est économique, résistant et esthétique. Ce tampon possède assez de qualité, mais vous devez employer un tampon encreur séparé. De plus, pour vous assurer que ce modèle traditionnel dure longtemps, vous devez le nettoyer après chaque utilisation.
Les tampons automatiques
Les modèles de tampons métalliques ou automatiques sont connus pour leurs résistances à long terme. Ainsi, vous pouvez les utiliser régulièrement et de façon intempestive pour vos tâches administratives.
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Ces derniers sont équipés d’un encrier capable de mettre de l’encre automatiquement, ce qui vous fait gagner du temps. Ceux-ci sont souvent faits en plastique ou en métal et sont visuellement présentables.
Prendre en compte la fonction de votre tampon encreur
Que votre tampon soit automatique ou en bois, celui-ci doit respecter vos exigences administratives. À cet effet, il existe deux modèles, les tampons types et les tampons personnalisés.
Les tampons administratifs
Les tampons administratifs servent à mettre les inscriptions telles que « validé », « payé » ou encore « confidentiel ». Ceux-ci sont spécialement utilisés au niveau des services de secrétariat ou de comptabilité. Il s’agit d’un type de tampon permettant d’éviter de faire recours aux mentions manuscrites pour les informations courantes.
Les tampons dateurs
Les tampons dateurs sont réglables quotidiennement avec des molettes. Cela permet d’inscrire le jour, le mois et l’année sur vos documents administratifs. Ceux-ci sont généralement utilisés pour suivre les dossiers.
Les tampons numéroteurs
Les tampons numéroteurs intègrent quatre à dix chiffres. Ces derniers sont particulièrement employés dans l’archivage de fichiers reliés à un même dossier. Il existe des tampons numéroteurs de modèles « folioteurs », mais qui sont dotés d’une rotation automatique pour les chiffres.
Le tampon personnalisé
Les tampons cités jusqu’ici sont des tampons standards. Ces derniers ne satisfont pas toujours les besoins de l’entreprise. C’est la raison pour laquelle, vous devez opter pour des tampons personnalisés. Cela permet de distinguer votre société sur vos documents administratifs. Ainsi, il est conseillé, pour les PME, d’inscrire les éléments comme :
- la raison sociale,
- l’adresse et les contacts ;
- le Siret, le Siren ou le RCS ;
- le numéro de TVA intracommunautaire.
Par ailleurs, vous pouvez choisir un modèle spécialement conçu pour contenir de manière esthétique le nombre de lignes de texte dont vous avez besoin.
Acheter en fonction de la taille
La taille idéale pour un tampon varie en fonction de sa structure externe et de l’ampleur de son empreinte. Celle-ci dépend du nombre de lignes ou de la quantité d’informations que vous voulez inscrire sur le texte. La taille du tampon doit être également choisie en fonction de l’usage que vous souhaitez en faire.
Par exemple, si vous êtes appelé à vous déplacer avec votre tampon dans le cadre professionnel, privilégiez une petite taille et un poids faible. Cela dit, n’hésitez pas à acheter une grande taille si vous voulez le garder sur votre bureau.
Choisir en tenant compte de la forme
La forme de votre tampon d’entreprise doit être choisie en fonction de l’usage auquel il est destiné. Il peut s’agir d’un motif ovale, rond, circulaire, rectangulaire ou carré.
La forme rectangulaire est conseillée pour les documents officiels tandis que la forme carrée permet d’apporter de l’originalité. Cette dernière est aussi employée pour tamponner les logos de façon précise.
Par ailleurs, les motifs ronds permettent de valoriser votre logo et de l’entourer des informations essentielles. En ce qui concerne les formes ovales, elles permettent d’attirer l’attention de l’interlocuteur.
Considérer la qualité de l’encre utilisée
La qualité de l’encre utilisée pour votre tampon d’entreprise est un élément essentiel à prendre en compte lors de votre choix. En effet, une encre de mauvaise qualité peut rapidement ternir la réputation de votre entreprise en offrant des impressions floues ou qui se dégradent avec le temps.
Il existe différents types d’encre disponibles sur le marché, chacun ayant ses propres avantages et inconvénients. L’encre à séchage rapide est idéale pour les tampons utilisés dans des environnements humides, car elle permet une impression nette et claire même sur des surfaces mouillées. Les encres pigmentaires sont quant à elles plus durables que les autres types d’encres, ce qui signifie qu’elles peuvent être utilisées pendant une période prolongée sans perdre leur intensité.
Vous devez aussi tenir compte du type d’impression que vous souhaitez réaliser. Si vous avez besoin de reproduire des images complexes ou sophistiquées, il est recommandé d’utiliser une encre spécialement conçue pour cela afin d’obtenir un rendu optimal.
Assurez-vous toujours que l’encre choisie répond aux normes environnementales et sanitaires requises par la loi afin de ne pas compromettre la sécurité ou la santé publique lorsqu’elle sera appliquée sur vos documents officiels.
Choisir la bonne qualité d’encre garantit non seulement une impression précise, mais aussi durable, sans mettre en danger personne ni nuire à l’image professionnelle véhiculée par votre marque.
Opter pour un tampon personnalisé pour une meilleure visibilité de votre entreprise
En plus de la qualité de l’encre, il faut tenir compte du design et des options personnalisables proposées pour votre tampon d’entreprise.
Opter pour un tampon personnalisé peut être une excellente façon d’améliorer la visibilité de votre entreprise. Vous pouvez ainsi inclure non seulement le nom et les coordonnées de votre entreprise, mais aussi son logo ou encore son slogan. Cela permettra à vos clients ou partenaires commerciaux d’identifier facilement vos documents officiels ainsi que toute autre forme d’impression.
Vous pouvez personnaliser différents aspects du tampon en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise. Par exemple, si vous avez besoin d’un tampon pour marquer les dates sur certains documents tels que les factures ou les devis, vous pouvez ajouter des options telles qu’un calendrier intégré qui facilitera cette tâche. Si vous avez besoin d’utiliser plusieurs couleurs dans vos impressions professionnelles, optez alors pour un modèle avec plusieurs compartiments où chaque couleur sera ajoutée séparément.
Lorsque vous choisissez un tampon personnalisé pour votre entreprise, assurez-vous aussi qu’il reflète l’image professionnelle que souhaite véhiculer celle-ci. Il doit correspondre au style graphique utilisé sur tous vos supports marketing (logo inclus), afin que tout reste cohérent et uniformisé entre eux.
Le choix judicieux des options disponibles lors du design et de la personnalisation garantira une image professionnelle clairement identifiable par tous ceux qui entrent en contact avec elle : clients potentiels comme actuels ne feront pas attention seulement pendant leurs interactions avec vous, mais se souviendront aussi de votre entreprise en sortant et en emportant une trace visible de celle-ci.
